SERIA MENTE (5a entrega)

Papel, papel, el que lo encuentra es pa´ él…

Se abrió la temporada del gran papeleo en la Facultad! Comenzaron los informes docentes de fin de año (Formularios C) y los expedientes (A, B, C1 y C2), para solicitar la renovación anual de cargos. Lo llamativo de este procedimiento es que la mayoría de los docentes consideran que en realidad los cargos debieran renovarse automáticamente, salvo en los que existiese indicación expresa de la cátedra o el Departamento por lo contrario. Efectivamente, el procedimiento sería mucho menos engorroso si sólo tuviesen que informarse los cargos que NO deben renovarse (son las excepciones) y no los que SI deben hacerlo (son la gran mayoría).
Además del tiempo que se emplea en esto, se preguntaron alguna vez cuánto papel usamos para completar solamente esta primera fase del procedimiento administrativo para renovar cargos?
Bien, puedo hacer una estimación grosera de esto último, mediante el siguiente razonamiento:
Un informe personal debe constar de unas 5 páginas en promedio. Cada unidad (cátedra/laboratorio/instituto/centro) digamos que puede estar integrada por una media de 4 docentes. O sea, se usarían cerca de 20 páginas por unidad, en informes.
Luego supongamos que cada unidad tenga agrupados a sus docentes en tres de los cuatro tipos de expedientes y como éstos se presentan por duplicado, se necesitarían 6 páginas por unidad en este concepto. Entonces, van sumando en total 26 páginas por unidad.
Finalmente, asumamos que existen unas 200 unidades (partiendo de la idea que unas 10 cátedras integran cada Departamento y existen alrededor de 20 de éstos en la Facultad, sumando así 800 docentes). De esta forma, y únicamente en esta fase, estaríamos usando nada más ni nada menos que 5200 páginas flamantes (más de 10 resmas!).
Esta es una estimación aproximada aunque conservadora, ya que no se han tenido en consideración los docentes que tienen más de un cargo y por ello deben hacer más de un informe, y que podrían balancearse con los docentes que, por distintos motivos, no elaboran informe.
Recuerden que este valor sería el correspondiente solamente a una (nuestra) Facultad. Ahora piensen en toda la Universidad Nacional de Córdoba, y en todas las Universidades!
Resulta imprescindible este gasto de papel? No hay alguna forma de reducirlo?
Estas preguntas surgen tanto desde un punto de vista ambiental (por los diversos impactos negativos que causa la producción de papel blanco y por la falta de información sobre la existencia, o directamente la inexistencia, de algún programa oficial y formal de reciclado), como desde lo económico (por el escaso presupuesto que se maneja y que se distribuye entre las cátedras, a partir de los ingresos por la contribución estudiantil), y práctico/procedimental (por el lugar que ocupa este volumen de papel y el tiempo que se empleará en toda su manipulación hasta su disposición final).
La respuesta es que de existir la voluntad se podrían instrumentar medidas en ese sentido, y seguramente sí se podría reducir el volumen de papel en los distintos actos administrativos como el que aquí nos ocupa.
En primer lugar, los Expedientes A, B, C1 y C2 podrían llenarse en una base de datos online y sólo sería necesario imprimir el listado completo acumulado en cada categoría al final de los períodos de carga por cátedra y de validación departamental, lo cual ahorraría muchísimo papel, ya que se listaría una muy superior cantidad de docentes en cada página.
En segundo lugar, no sería del todo necesario imprimir los informes, siendo que éstos ya fueron cargados online de manera personal por cada docente. No obstante, es posible que leer y evaluar los informes directamente de la pantalla sea agotador o insalubre para aquél que debe evaluarlos. Pero qué pasaría si se pide que los informes vengan impresos en un formato de dos páginas por carilla (la mayoría de las impresoras pueden ajustarse así) y usando ambas carillas? Se necesitarían sólo 2 páginas de informe por docente, 8 por unidad, 80 por departamento y 1600 para la Facultad completa (es decir, 30% de lo que se emplea actualmente!).

Este es sólo un ejemplo, pero bastante ilustrativo, de una diferencia lo suficientemente importante como para pensar en implementar un plan de uso racional del papel para los diferentes actos administrativos (piensen, en todas las resoluciones Decanales y del HCD, por ejemplo con los nombramientos, de las que se entregan impresos completos –muchas veces innecesarios- a los interesados).
Parecería que generar documentos oficiales en archivos PDF, que pueden almacenarse electrónicamente en una base de datos institucional (la cual incluso puede ser accesible para su consulta pública vía Internet, lo cual podría ser de gran utilidad además de garantizar así su total transparencia e inviolabilidad) y distribuirse por e-mail a los interesados, en lugar de producir impresos que deben distribuirse en mano (en el mejor de los casos), es una tarea imposible de diseñar e implementar en una Facultad.
Tengamos en cuenta que integramos un ámbito en el que se supone está el más alto nivel de pensamiento y que los biólogos en general tendríamos mayor apego hacia la protección del ambiente. Entonces, si justamente nosotros no damos el ejemplo…