SERIA MENTE (3a entrega)

El papel que tenemos
Otra de las cosas referidas a sustentabilidad ambiental que vi en la Universidad de Western Australia, fueron los Programas Green Office (Oficina Verde), dentro de los cuales se involucra y educa al personal de la institución en la modificación de conductas y prácticas tendientes a reducir el impacto sobre el ambiente.
Una de las metas de este programa está referida al ahorro, reutilización y reciclado del papel.

Cuando leí las recomendaciones sobre este aspecto en particular, vinieron a mi mente algunas imágenes del volumen del papelerío oficial (y de trabajo personal) que se produce y circula por nuestra Facultad. Una parte de éste material se genera simplemente al divino botón (expresión de mi abuelo y que probablemente ha caído en desuso) y la parte restante podría reducirse sustancialmente, simplemente aplicando algunas medidas lógicas (algunas claramente antitéticas con lo burocrático), como las que señalo más abajo. Una de mis primeras entradas a este Blog se refirió, justamente, al gasto de papel que implica imprimir copias redundantes de los informes anuales de los docentes, o de los CV de los docentes de esta misma casa de estudios, que exigen incluir en numerosos trámites administrativos, pese a que muchos de ellos ya están en páginas de internet y todos deben figurar en la base de datos on-line para la acreditación de la Facultad.
Acaso no existen los escáneres, las bases de datos y/o el grabado de archivos en diversos formatos, como ser el PDF? No podrían (al menos algunos documentos) mantenerse guardados en algún formato digital, o mantenerlos en el sitio web institucional y/o enviarse a los interesados directamente a su casilla de correos de e-mail, sin tener que imprimirlos "por default" y repartirlos (incluso desde Ciudad Universitaria al centro) a mano…? Calculo que esto podría llevarse adelante con un buen sistema de gestión de archivos. Además, sin duda consumiria menos recursos, generaría menos desechos, y ahorraría papel, mucho tiempo y hasta dinero.

Aquí les dejo algunos consejos prácticos, aunque tal vez nada originales, para reducir el uso de papel:

1. Piense si es realmente imprescindible imprimir el documento o si no sería mejor salvarlo en su disco duro, o conservarlo en formato digital en un sitio web o en una base de datos en la que haya un mecanismo de búsqueda sencillo que permita un rápido y eficiente acceso al mismo por parte de quien lo requiera.
2. Corrija los borradores en su versión digital, en vez de hacerlo a mano sobre una versión impresa. Use las funciones de control de cambios de su procesador de textos o edítelo directamente en línea, para sugerir o introducir correcciones en los borradores que le toque revisar.
3. Imprima sólo las copias que va a distribuir, para lo cual determine antes quiénes realmente deben recibir una copia impresa. No imprima copias extra "por si acaso…".
4. Antes de imprimir algún documento, use la función de vista previa, revíselo concienzudamente para corregir errores tipográficos o de formato, elimine las partes innecesarias del mismo o seleccione para imprimir sólo lo que le interesa, reformatéelo usando un tipo de letra eficiente (Times New Roman es el más indicado), reduciendo los márgenes, el tamaño de la tipografía y el interlineado. Configure su impresora para que imprima dos hojas por página, e imprima en ambas carillas de la hoja. Todas estas medidas son particularmente efectivas para documentos de amplia distribución y para los casos en que pequeños cambios evitan el uso de una página adicional.
5. Si puede, imprima en modo borrador. Aunque no ahorrará papel, imprimirá más rápido y economizará tinta.
6. Conserve aquellas hojas que han sido impresas en simple faz y toda vez que sea posible úselas para imprimir sobre la carilla en blanco. Si tiene sus equipos en red, puede disponer una impresora en particular para que trabaje siempre con papel a medio usar.
7. Mantenga actualizadas las listas de direcciones de correo y trate de que la mayor cantidad de documentación posible sea distribuida en formato digital. Priorice y promueva el uso del correo electrónico o de Blogs como medio para la comunicación y notificación, por sobre el fax y el correo postal. Los primeros son más rápidos y baratos.
8. Coloque los avisos, folletos y boletines impresos, en un sitio bien visible y preferentemente que esté habilitado para ello, de manera que no haya necesidad de hacer y colgar múltiples copias.
9. Comparta avisos, boletines, folletería y revistas impresas. Redistribuya y promocione los que tienen formato digital.
10. Disponga el papel usado en contenedores para reciclado. Si no los hay en su institución, inicie un programa de reciclado. Existen instituciones locales que lo ayudarán en esta iniciativa.

Siguiendo estos simples consejos haremos un buen papel!